Продолжаем изучать кадровый документооборот предприятия. В предыдущей статье из этого небольшого цикла мы изучили основные важные документы, которые необходимо иметь, а также рассмотрели, с чего стоит начинать в первую очередь при внедрении на предприятие всех требуемых российским законодательством документов. В этой статье речь пойдет о том, как документально закрепить структуру и штат организации.
Структура и штат организации описаны в трех документах.
Документ 1
Структура и штатная численность. Он служит закреплению структурных подразделений организации в порядке их значимости в функционировании предприятия. В каждом из структурных подразделений необходимо указать:
— должности работников предприятия;
— субординацию;
— количество штатных единиц по должности.
Этот документ служит для последующего составления штатного расписания.
Документ 2
Штатное расписание (оно же форма Т-3). Это один из наиболее важных документов на предприятии, согласно ему строится повседневное функционирование фирмы. В нем необходимо отразить такие пункты, как:
— перечень структурных подразделений;
— должности в порядке субординации;
— количество штатных единиц по должностям;
— должностной оклад и надбавку;
— фонд заработной платы за месяц (по организации в целом и по отдельным должностям).
Документ 3
Штатная расстановка
Это, по сути то же самое штатное расписание, но его рабочая форма, в которую помимо общей информации внесены данные о фамилиях (с инициалами) сотрудников, которые занимают должности, приведенные в штатном расписании.
Не стоит полагать, что, если вы составили один из этих документов, то остальные попросту не нужны. Каждый из них обязан быть в наличии на предприятии, и каждый из них могут запросить при проверке сотрудники из трудовой инспекции или иных госструктур.